La respuesta corta: pedir cada trimestre gana cuando la rebaja por caja es mayor que el costo de guardar dos meses extra de producto, y en los consumibles de baño casi siempre lo es, porque es barato, no caduca y ocupa poco. Pedir cada mes gana en lo voluminoso, lo que rota despacio o caduca, y donde la cotización trimestral no sea realmente más barata por caja. Aquí tiene la hoja de cálculo y un ejemplo que puede sobrescribir con su factura.
Es una decisión por línea, no una política
El papel higiénico para 50 personas es menos de una caja al mes y no se echa a perder: solo importa la rebaja. Un tambor de removedor de cera es otra decisión. Si quiere ver primero cuánto baja el precio por caja, lea precio de mayoreo vs retail; esta página le pone números al “lo que va a volver a pedir en unos 90 días”.
Paso uno: la misma lista cotizada de dos maneras
Tome su lista del costo por empleado o sus últimas tres facturas y pida el precio por caja con la cantidad de un mes y con la de tres meses, anotando aparte la entrega. Si su proveedor no cotiza las dos, mándenos la factura y las preparamos nosotros.
La hoja de cálculo
| Columna | Qué anota |
|---|---|
| A. Uso mensual (cajas) | Cajas al mes; use la calculadora de consumo o cuente las vacías. |
| B. Precio por caja, pedido mensual | Cotización 1, entregado. |
| C. Precio por caja, pedido trimestral | Cotización 2, entregado (3 × A de una vez). |
| D. Ahorro trimestral | (B − C) × 3A. |
| E. Efectivo extra | En promedio un mes extra: C × A (el día que llega, dos meses). |
| F. Costo de ese efectivo | E × su tasa anual ÷ 4. |
| G. Espacio | Cajas en el pico contra el espacio que tiene; cero si cabe. |
| H. Entregas | Cargos de tres pedidos mensuales menos uno trimestral. |
| I. Faltantes | Veces que se quedó sin producto × costo de la compra de emergencia. |
| Resultado | D + H + (I evitado) − F − G. Positivo: trimestral. Negativo: mensual. |
Ejemplo: 50 personas, cuatro líneas de baño
Los dólares son de ejemplo, redondeados; sustitúyalos con sus cotizaciones. Los conteos salen del cálculo por empleado (2 visitas al día, 15 hojas por visita, 21 días): unas 31,500 hojas al mes, 0.72 de una caja del Scott 04460 (80 rollos de 550 hojas, 44,000 por caja según Kimberly-Clark); unas 3,150 toallas multifold, 0.79 de una caja de 4,000; cerca de un litro de jabón de espuma; y 1,050 bolsas de bote chico, dos tercios de una caja de 500. Costo del efectivo al 10% anual: $3.08 por trimestre.
| Línea | Cajas/mes | $/caja mensual | $/caja trimestral | Ahorro/trim. | Efectivo extra |
|---|---|---|---|---|---|
| Papel higiénico 2 capas (04460) | 0.72 | $60 | $55 | $15 | $55 |
| Toalla multifold, 4,000/caja | 0.79 | $35 | $32 | $9 | $32 |
| Jabón de espuma, 1 L | 0.83 | $9 | $8 | $3 | $8 |
| Bolsas de bote chico, 500/caja | 0.67 | $30 | $28 | $4 | $28 |
| Total | $31 | $123 |
El pedido trimestral ahorra unos $31 por trimestre contra unos $3 de costo del efectivo y ocho cajas apiladas en un rincón. Si además se ahorra el cargo de entrega de dos pedidos, la diferencia crece. Si su cotización 2 sale al mismo precio que la 1, D es cero y solo quedan las entregas y los faltantes.
Dónde gana el pedido mensual
Químicos con caducidad o tambores voluminosos: revise la etiqueta y la hoja de seguridad antes de guardar un trimestre. Bolsas y papel en una bodega chica: la columna G es donde mueren los pedidos trimestrales; vea la guía de tamaños de bolsas. Lo que no ha medido: haga primero el conteo, como en cuánto papel higiénico necesita un negocio. Efectivo justo: use su tasa real en F; el margen se achica, y un pedido fijo mensual elimina la pregunta.
El punto medio: nivel par y pedido fijo
Con una cuenta empresarial, el mayor ahorro que queda es la frecuencia: fije un nivel par por artículo con su semana más fuerte y haga un solo pedido consolidado en un día fijo. Cantidad trimestral con entrega mensual captura casi toda la columna D sin las columnas E y G: el proveedor guarda el producto y la entrega llega cada mes de Miami-Dade a Palm Beach. Vea el pedido fijo mensual, papel y toallas y suministros de limpieza.
Preguntas frecuentes
¿Es más barato comprar suministros cada trimestre o cada mes?
Por lo general, cada trimestre en los consumibles de baño: la rebaja por caja supera el costo de guardar dos meses extra de producto barato que no caduca. Depende de sus dos cotizaciones; si la trimestral no baja el precio por caja, solo las entregas y los faltantes la favorecen. Los químicos con caducidad y lo voluminoso en una bodega chica suelen convenir mensuales.
¿Cuánto efectivo inmoviliza un pedido trimestral?
El día que llega, dos meses extra de producto; en promedio durante el trimestre, uno. Para una oficina de 50 personas con cuatro líneas de baño son poco más de cien dólares con precios de ejemplo, y su costo al 10% anual es de unos pocos dólares por trimestre.
¿Qué es un nivel par?
La cantidad en el estante que dispara el reorden. Fíjelo con su semana más fuerte y no con el promedio mensual, porque quedarse sin producto cuesta más que guardarlo.
¿Puedo tener precio trimestral con entrega mensual?
Sí. Un pedido fijo en una cuenta empresarial puede cotizarse con el volumen del trimestre y entregarse cada mes. Pídalo al abrir la cuenta.
Versión en inglés: Monthly vs Quarterly Janitorial Supply Orders: The Math